Регламент виконавчого комітету

САМАРСЬКА РАЙОННА У МІСТІ ДНІПРОПЕТРОВСЬКУ РАДА ВИКОНАВЧИЙ КОМІТЕТ

РІШЕННЯ

      15.01.2016    №37

 
Про затвердження Регламенту виконавчого комітету Самар-ської районної у місті Дніпропетровську ради
Відповідно Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» виконком районної у місті ради: Вирішив:
  1. Затвердити Регламент виконавчого комітету Самарської районної у місті Дніпропетровську ради (додаток).
  2. Заступнику голови районної у місті ради Шкуренку А.В.,  заступникам голови районної у місті ради з питань діяльності виконавчих органів Крупському А.Ф., Лохмакову О.М.,  керуючому справами виконкому районної у місті ради  Жушман О.М., керівникам виконавчих органів районної у місті ради забезпечити виконання вимог Регламенту виконавчого комітету Самарської районної у місті Дніпропетровську ради.
  3. Рішення виконкому районної у місті ради від 18.02.2011 № 100 «Про затвердження Регламенту виконавчого комітету Самарської районної у місті Дніпропетровську ради» вважати таким, що втратило чинність.

Голова районної у місті ради                                                                   Ю.М. Федько

 

Додаток до рішення виконкому районної у місті ради

від   15.01.2016   № ___37___

 

РЕГЛАМЕНТ

виконавчого комітету Самарської районної у місті Дніпропетровську ради

РОЗДІЛ 1

Загальні положення

 
  • Регламент виконавчого комітету Самарської районної у місті Дніпропетровську ради (далі - Регламент) є нормативним актом, в якому на підставі чинного законодавства закріплені принципи та порядок діяльності виконавчого комітету районної у місті ради.
  • Регламент затверджується рішенням виконавчого комітету районної у місті ради на строк повноважень районної у місті ради до сформування нового складу виконавчого комітету чергового скликання районної у місті ради. Кількість членів виконкому визначається районною у місті радою.
  • Виконавчий комітет районної у місті ради (далі – виконком) є виконавчим органом районної у місті ради, діяльність якого визначається Законом України «Про місцеве самоврядування в Україні». Виконком має печатку встановленого зразка. Очолює виконком голова районної у місті ради, у разі його відсутності – виконуючий обов’язки.
  • Затвердження, внесення змін та доповнень, втрата чинності Регламенту здійснюється рішенням виконкому.
У разі прийняття законодавчих чи нормативних актів, що приводять до виникнення розбіжностей положень Регламенту з чинним законодавством, на найближчому засіданні виконкому вносяться відповідні зміни чи доповнення до Регламенту. Після сформування нового складу виконкому не пізніше ніж на його другому засіданні між усіма членами виконкому визначається розподіл обов’язків. У разі вибуття окремих членів виконкому визначений розподіл обов’язків підлягає перегляду.
  • Регламент передбачає здійснення таких напрямків діяльності виконкому та виконавчих органів районної у місті ради:
  • планування роботи виконкому;
  • підготовка і проведення засідань виконкому;
  • підготовка і видання розпоряджень голови районної у місті ради;
  • організація діловодства у виконкомі;
  • контроль за виконанням документів;
  • організація особистого прийому та розгляд звернень громадян;
  • організація роботи з кадрами;
  • виконання друкарських та розмножувальних робіт;
  • підготовка та проведення протокольних заходів;
  • підготовка та проведення нарад;
  • організація взаємодії виконкому, районної у місті ради, депутатів та постійних комісій районної у місті ради, депутатських фракцій та груп, виконавчих органів районної у місті ради, органів самоорганізації населення району у місті, вищих органів влади;
  • організація чергувань у виконкомі.
  • Забезпечення організації виконання та дотримання вимог Регламенту покладається на заступника голови районної у місті ради, заступників голови районної у місті ради з питань діяльності виконавчих органів, керуючого справами виконкому районної у місті ради та керівників виконавчих органів районної у місті ради.
Контроль за дотриманням Регламенту покладається на голову районної у місті ради. За допущення порушень Регламенту посадові особи місцевого самоврядування притягуються до дисциплінарної та адміністративної відповідальності.
  • Цей Регламент набуває чинності з моменту його затвердження рішенням виконкому.

РОЗДІЛ 2

Планування роботи виконкому

  • Планування роботи виконкому  є одним із засобів організаційного забезпечення діяльності виконкому і здійснюється у формі перспективних (квартальних) планів роботи виконкому, оперативних (календарних) планів заходів, що проводяться у районі у місті протягом тижня за участю голови  районної у місті ради, заступника голови районної у місті ради, заступників голови районної у місті ради з питань діяльності виконавчих органів, керуючого справами виконкому районної у місті ради, та оперативних (щотижневих) планів роботи  виконавчих органів районної у місті ради.
  • Виконавчі органи районної у місті ради відповідно до запиту надають до організаційного відділу апарату районної у місті ради та її виконкому пропозиції до перспективного плану роботи виконкому на наступний рік.
  • Організаційний відділ апарату районної у місті ради та її виконкому узагальнює пропозиції, що надійшли, та готує проект перспективного плану роботи виконкому на наступний рік, а також щокварталу складає проект плану роботи виконкому на квартал, який виноситься на розгляд та затвердження виконкому на засідання останнього місяця поточного кварталу.
2.4. Виконавчі органи районної у місті ради складають щотижневі плани роботи з урахуванням квартального плану роботи та календарного плану заходів виконкому, погоджують їх у заступника голови районної у місті ради, заступників голови районної у місті ради з питань діяльності виконавчих органів, керуючого справами виконкому (відповідно до розподілу обов’язків) та щотижня, у середу, до 13.00 надають до організаційного відділу апарату районної у місті ради та її виконкому. 2.5. Узагальнені організаційним відділом апарату районної у місті ради та її виконкому оперативні календарні плани заходів, що будуть проводитись у районі у місті на наступному тижні, передаються щочетверга до організаційного відділу Дніпропетровської міської ради та доповідаються щовівторка на апаратних нарадах при голові районної у місті ради завідувачем організаційного відділу апарату районної у місті ради та її виконкому. 2.6. Загальний контроль за виконанням планів роботи виконавчого комітету районної у місті ради здійснює керуючий справами виконкому районної у місті ради, контроль за напрямками виконання плану здійснюють заступник голови районної у місті ради та заступники голови районної у місті ради з питань діяльності виконавчих органів за напрямками діяльності. 2.7. Корегування планів (у разі необхідності) здійснюється своєчасно у тому ж порядку, який встановлено для їх розробки, погодження, затвердження та контролю.

РОЗДІЛ 3

Підготовка та проведення засідань виконкому

         3.1. Засідання виконавчого комітету районної у місті ради проводиться відповідно до Плану роботи виконкому, не рідше одного разу на місяць, у кожну третю п’ятницю місяця. У разі необхідності за дорученням голови районної у місті ради проводиться позачергове засідання виконкому. Засідання виконкому скликається головою районної у місті ради, про що видається розпорядження, та є правомочним, якщо в ньому беруть участь більше половини від загального складу членів виконкому. Засідання виконкому проводить голова районної у місті ради, у разі відсутності голови районної у місті ради – виконуючий обов’язки. Розпорядження про скликання чергового засідання виконкому приймається за тиждень до дати скликання чергового засідання виконкому. 3.1.1. У разі проведення позачергового засідання виконкому порядок денний формується за день до засідання. Позачергове засідання виконкому скликається у порядку, визначеному для скликання чергового засідання, з повідомленням членів виконкому щодо основних питань Порядку денного. 3.1.2. В особливих випадках, за розпорядженням голови районної у місті ради, засідання може бути скликано негайно. 3.1.3. Засідання виконкому проводяться в малій залі приміщення районної у місті ради (вул. 20-річчя Перемоги, 51, кімната 358). 3.1.4. Загальне керівництво підготовкою засідань виконкому здійснює, керуючий справами виконкому. 3.1.5. Матеріально-технічне та інформаційне забезпечення засідання виконкому здійснює загальний відділ апарату районної у місті ради та її виконавчого комітету (далі – загальний відділ). 3.1.6. У засіданні виконкому приймають участь керівники виконавчих органів районної у місті ради. На засіданні виконкому можуть бути присутніми:
  • голови постійних комісій районної у місті ради;
  • запрошені представники державних органів;
  • громадські організації та представники громадськості після оформлення відповідної заяви на ім’я керуючого справами виконкому районної у місті ради (у заяві зазначаються мета та мотиви відвідання засідання або конкретні питання, які мають бути обговорені);
- працівники засобів масової інформації;
  • інші особи, причетні до розгляду конкретного питання.
3.1.7. Список запрошених готується особою, відповідальною за підготовку основного питання порядку денного на засідання виконкому, затверджується керуючим справами виконкому та завчасно надається до загального відділу у 3-х примірниках (додаток 1). 3.1.8. Головуючий на засіданні виконавчого комітету відкриває, закриває засідання, оголошує порядок денний засідання, ставить на голосування питання, які не увійшли до порядку денного та додатково вносяться на засідання відділами та службами виконкому. 3.2. Регламент засідання виконавчого комітету районної у місті ради:
  • початок засідання о 10.00 годині (у разі необхідності, встановлюється інший час);
  • для доповіді з планового питання порядку денного - до 15 хвилин;
  • для співдоповіді - до 7 хвилин;
  • для виступу в обговоренні питання - до 5 хвилин.
Головуючий на засіданні може вносити зміни до регламенту засідання виконавчого комітету. 3.2.1. Підготовка питань для розгляду на засіданнях виконкому проводяться відповідно до Порядку денного, який складає загальний відділ на основі Перспективного та квартального планів, а також відповідно до рішень і розпоряджень вищих органів влади, за дорученням голови районної у місті ради, його заступника, заступників голови районної у місті ради з питань діяльності виконавчих органів, керуючого справами виконкому, ініціативи виконавчих органів районної у місті  ради. 3.2.2. Проекти рішень виконкому готуються керівниками виконавчих органів районної у місті ради та керівниками державних органів виконавчої влади за наявності відповідних документів, листа, службової чи доповідної записки на ім’я голови районної у місті ради, заступника голови районної у місті ради, заступників голови районної у місті ради з питань діяльності виконавчих органів, керуючого справами виконкому та після отримання доручення (резолюції) готувати такий проект. Підставою для підготовки рішення виконкому  є:
  • Конституція і Закони України, постанови Верховної Ради України, укази і розпорядження Президента України, постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України, рішення вищих органів влади;
  • провадження виконавчої і розпорядчої діяльності з метою виконання повноважень виконавчого комітету, голови районної у місті ради, заступників, керуючого справами виконкому, виконавчих органів районної у місті ради;
  • потреба у правовому регулюванні діяльності.
3.3. Керівники виконавчих органів районної у місті ради (розпорядники інформації) не пізніше як за 20 робочих днів до дати  розгляду надають до загального відділу розроблені ними проекти рішень виконкому районної у місті ради для оприлюднення в офіційних друкованих виданнях, на офіційних веб-сайтах в мережі Інтернет, на інформаційних стендах, в МКЗК «Центральна система публічних бібліотек для дорослих» бібліотеці-філії № 20, тощо. 3.4. До загального відділу не пізніше як за сім днів до засідання виконкому виконавчі органи районної у місті ради подають перелік документів: 3.4.1. Під час підготовки планових питань: - проекти рішень виконкому, погоджені із зацікавленими виконавчими органами та відповідними посадовими особами; - інформацію з планового питання, викладену стисло (в основному, 2-3 стор., якщо обсяги розгляду зазначеного питання потребують більш докладної інформації - до 10-12 стор.), підписану керівником виконавчого органу. Обсяг проекту рішення виконкому разом з інформацією, як правило, не повинен перевищувати 4-5 сторінок (крім вищезазначених випадків).                Проект рішення та інформація до нього повинні мати ідентичні заголовки. У констатуючій частині проекту рішення виконкому повинні обов’язково зазначатися: - посилання на законодавчі акти та акти органів виконавчої влади; - підстава; - мета прийняття документа; - короткий виклад стану справ; - недоліки і причини їх виникнення. Постановча частина проекту рішення виконкому повинна містити: -  завдання, спрямовані на досягнення мети; -  заходи, плани, програми у формі додатків; -  виконавців, терміни та способи виконання; -  пункти про втрату чинності, зміни та доповнення до попереднього рішення, зняття з контролю; -  відомості про особу, відповідальну за контроль. Обов'язково повинні додаватися: -  розсилка - перелік посадових осіб та виконавчих органів районної у місті ради, яким необхідно направити копію рішення чи виписку з нього, за встановленою формою (додаток 2). 3.4.2. Під час підготовки проектів рішень з питань провадження виконавчої діяльності з метою виконання своїх повноважень: - проекти рішень виконкому, погоджені з залученими до виконання рішення виконкому виконавчими органами районної у місті ради та відповідними посадовими особами; - матеріали, які є підставою для прийняття рішення виконкому (доповідні та службові записки керівників виконавчих органів районної у місті ради, листи-клопотання організацій, підприємств району у місті, окремих громадян та інші, зареєстровані належним чином та розглянуті керівництвом); - необхідна кількість копій для розсилки. Відповідальність за пакет документів несе посадова особа, яка підготувала проект рішення виконкому. Проекти рішень виконкому оформлюються з урахуванням вимог Уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації «Вимоги до оформлювання документів»  (ДСТУ 4163-2003). Тексти проектів рішень виконкому друкуються на папері формату А-4 через одинарний міжрядковий інтервал, 14 шрифтом Times New Roman. 3.5. На підставі документів, які надійшли у зазначений термін (сім днів), загальним відділом складається порядок денний засідання виконкому та перелік проектів рішень, внесених на розгляд виконкому виконавчими органами районної у місті ради (додаток 3). Проекти рішень виконкому, що підлягають оприлюдненню, включаються до зазначеного переліку тільки у тому випадку, якщо вони були оприлюднені за 20 робочих днів до дати засідання виконкому. До порядку денного засідання виконкому включається перелік проектів рішень районної у місті ради, внесених для попереднього розгляду виконкомом. Зазначені матеріали передаються членам виконкому, керівникам виконавчих органів районної у місті ради за два дні  для ознайомлення. У разі виникнення питань щодо конкретних проектів рішень районної у місті ради та виконкому пояснення надаються посадовою особою, що підготувала проект. Додаткові питання, оприлюднені в установленому порядку (у разі необхідності), можуть включатися до порядку денного з дозволу голови районної у місті ради, заступника голови районної у місті ради, керуючого справами виконкому районної у місті ради. Загальним відділом складається додатковий перелік проектів рішень, внесених на розгляд виконкому виконавчими органами районної у місті ради та надається для ознайомлення у день проведення засідання виконкому. 3.6. Особи, що беруть участь у розгляді кожного конкретного питання, визначаються  і запрошуються на засідання виконкому виконавчими органами районної у місті ради після попереднього узгодження з відповідним керівником за напрямком діяльності. Виконавчі органи районної у місті ради проводять ознайомлення з проектом рішення, інформацією та іншими документами з конкретного питання. До списку запрошених включаються працівники виконавчих органів районної у місті ради, інші особи, причетні до розгляду конкретного питання. 3.7. Проекти рішень виконкому візуються в обов’язковому порядку: - керівником, що підготував проект рішення; - керуючим справами виконкому; - заступником голови районної у місті ради; - заступником голови районної у місті ради з питань діяльності виконавчих органів за напрямками діяльності згідно з розподілом обов’язків; - керівником виконавчого органу районної у місті ради, якщо проект рішення стосується його напрямку роботи; - завідувачем загального відділу; - завідувачем юридичного відділу апарату районної у місті ради та її виконкому. Візи містяться на останній сторінці проекту рішення. Керівник, що підготував проект рішення, візує кожну сторінку тексту рішення та додатків до нього у лівому нижньому куті на зворотному боці. Зауваження і пропозиції до проекту рішення виконкому викладаються на листі зауважень щодо проекту рішення виконкому, про що на проекті робиться відповідна відмітка (додаток 4). У разі наявності розбіжностей стосовно проекту рішення виконкому керівник виконавчого органу районної у місті ради, який вносить проект, повинен забезпечити їх обговорення з зацікавленими особами з метою прийняття взаємоприйнятного рішення. Візування проектів рішень посадовими особами місцевого самоврядування здійснюється протягом трьох робочих днів. У проектах рішень виконкому передбачається на останній сторінці проекту позначка стосовно визначення:
  • чи є проект регуляторним актом;
  • чи має проект нормативно-правовий характер;
  • чи підлягає проект оприлюдненню.
Відповідальність за зазначені позначки несе посадова особа  місцевого самоврядування, яка підготувала проект рішення виконкому та юридичний відділ апарату районної у місті ради та її виконкому (додаток 5). 3.8. Проект рішення про внесення змін та доповнень до прийнятого рішення виконкому готує той виконавчий орган, який підготував проект рішення, до якого вносяться зміни чи доповнення. У разі ліквідації (реорганізації) виконавчого органу районної у місті ради, який готував проект рішення виконкому, підготовку проекту рішення про внесення змін чи доповнень до прийнятого рішення, здійснює його правонаступник або виконавчий орган, до повноважень якого віднесено вирішення такого питання. 3.9. Рішення приймаються на засіданні більшістю від загальної кількості складу виконкому, підписуються головуючим. Додатки до рішень виконкому підписуються керуючим справами виконкому. Рішення можуть прийматися блоками згідно з переліком, де блоки складаються з доповідачів (посадові особи місцевого самоврядування, що підготували проекти). Вносити пропозиції щодо зняття проектів рішень з переліку рішень засідання виконкому можуть тільки члени виконкому. Рішення після їх прийняття на засіданнях виконкому, не пізніше як через три робочі дні, повинні бути остаточно доопрацьовані виконавчими органами районної у місті ради, які готували проекти, з урахуванням зауважень і пропозицій членів виконкому. Доопрацьовані пізніше рішення будуть включені до Порядку денного  наступного засідання виконкому. У випадку, якщо рішення виконкому не прийнято, про це робиться відповідний запис у протоколі засідання виконкому. Факт неприйняття рішення не потребує оформлення окремого рішення з цього питання. Про результати розгляду проекту рішення виконкому зацікавлених осіб інформує письмово той виконавчий орган, що підготував зазначений проект. Рішення виконкому, не пізніше 7-ми робочих днів після його прийняття, розсилається адресатам загальним відділом, відповідно до реєстру розсилки, складеного виконавцем. Надання копій рішень виконкому здійснюється виконавчими органами районної у місті ради, що готували зазначені проекти рішень виконкому,  про що зазначається під час підготовки розсилки. Копії рішень виконкому повідомного та інформаційного характеру, відтворені за допомогою копіювально-розмножувальної техніки, для розсилки виконавчим органам районної у місті ради та керівництву районної у місті  ради печаткою не завіряються. За оприлюднення проектів рішень виконкому у будь-який спосіб, передбачений законодавством, несуть відповідальність особи, що підготували проект. Для забезпечення гласності та відкритості діяльності органів місцевого самоврядування, прийняті рішення з основних питань, надаються у 5-денний термін до бібліотеки-філії № 20, в каб. № 229 в теці «Публічна інформація» та є доступною для зацікавлених осіб. Оприлюднення рішень виконкому забезпечує загальний відділ. 3.10. Організація виконання рішень виконкому забезпечується посадовою особою місцевого самоврядування, на яку покладено організацію чи координацію виконання рішення виконкому або особою, відповідальною за підготовку рішення. Контроль за виконанням рішень виконкому покладається на членів виконкому, згідно розподілу обов’язків. 3.11. Засідання виконавчого комітету протоколюються загальним відділом. Остаточно протокол засідання виконкому оформлюється протягом        10 днів з дня проведення засідання. Протокол підписується головою районної у місті ради і засвідчується печаткою виконавчого комітету. 3.12. Протокол засідання виконкому є офіційним документом, що підтверджує процес обговорення та прийняття рішень виконкому (додаток 6). Протоколи засідань виконкому зберігаються у загальному відділі до передачі їх до архівного управління Дніпропетровської міської ради. Загальним відділом ведеться архів рішень виконкому, електронна база рішень виконкому, в якій робляться відмітки про внесення змін чи доповнень, зняття з контролю чи втрату чинності рішення виконкому за період зберігання у відділі.

РОЗДІЛ 4

Підготовка і видання розпоряджень голови районної у місті ради

        4.1. Голова районної у місті ради видає розпорядження в межах своїх повноважень. 4.2. Проекти розпоряджень голови районної у місті ради (далі - розпорядження) і додатки до них повинні бути кваліфіковано підготовлені, мати назву, визначені конкретні заходи щодо виконання, терміни та виконавців, осіб, які здійснюють контроль. 4.3. Проекти розпоряджень готуються виконавчими органами районної у місті ради відповідно до резолюції голови районної у місті ради, заступника голови районної у місті ради, заступників голови районної у місті ради з питань діяльності виконавчих органів, керуючого справами виконкому. 4.4. Візування проекту розпорядження здійснюється у порядку, визначеному для візування проекту рішення виконкому. Проекти розпоряджень візуються в обов’язковому порядку: - керівником виконавчого органу районної у місті ради або спеціалістом, якій підготував проект розпорядження; -  керуючим справами виконкому; - заступником голови районної у місті ради, заступниками голови районної у місті ради з питань діяльності виконавчих органів за напрямками діяльності згідно з розподілом обов’язків; -  завідувачем загального відділу; - завідувачем юридичного відділу апарату районної у місті ради та її виконкому. 4.5. Розсилка розпоряджень здійснюється аналогічно до розсилки рішень виконкому.

РОЗДІЛ 5

Організація діловодства у виконкомі

5.1. Організація роботи з документами у виконкомі здійснюється згідно з Інструкцією з діловодства у районній у місті раді та її виконавчому комітеті, виконавчих органах районної у місті ради, затвердженою рішенням виконкому від 18.10.2013 № 364 (далі - Інструкція з діловодства), відповідно до Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді Міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 30.11.2011 № 1242, та з урахуванням вимог Уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації «Вимоги до оформлювання документів» (ДСТУ 4163-2003). 5.2. Відповідальність за організацію діловодства у виконкомі покладається на керуючого справами виконкому, ведення діловодства відповідно до вимог Інструкції з діловодства – на загальний відділ. Систематизація документів у виконкомі ведеться згідно з номенклатурою справ, яка затверджується головою районної у місті ради і вводиться в дію з       1 січня щорічно. 5.3. Діловодство у самостійних виконавчих органах районної у місті ради ведеться ними самостійно згідно з власної номенклатури справ та покладається на керівників відповідних виконавчих органів. У самостійних виконавчих органах районної у місті ради, де непередбачено посади працівника з діловодства, ця робота за наказом керівника, покладається на спеціально призначену особу. 5.4.  Виконавчі органи районної у місті ради діловодство здійснюють державною мовою. 5.5.  Документи, що надходять до виконкому, приймаються загальним відділом. 5.6.  Документи, що потребують обліку, виконання і використання з довідковою метою, підлягають реєстрації. Не реєструються телеграми, рекламні повідомлення, форми звітності, листи-запрошення, запрошення, листи-вдячності, вітальні листівки тощо. 5.7. Усі документи, що надійшли до виконкому, підлягають попередньому розгляду, який здійснює завідувач загального відділу. Метою попереднього розгляду документів є виділення з них тих, що потребують розгляду головою районної у місті ради, заступником голови районної у місті ради, заступниками голови районної у місті ради з питань діяльності виконавчих органів, керуючим справами виконкому відповідно до розподілу обов’язків. Голові районної у місті ради, у першу чергу, передаються Закони України, акти та кореспонденція Верховної Ради України, Президента України, Кабінету Міністрів України. 5.8.  Документи за підписом керівництва районної у місті ради реєструються в загальному відділі. 5.9.  Вилучення документів правоохоронними органами здійснюється відповідно до законодавства на підставі мотивованої постанови слідчого (особи, що прийняла кримінальну справу до провадження), яка надається для ознайомлення голові районної у місті ради, а в разі його відсутності - заступнику голови районної у місті ради або керуючому справами виконкому. Після складання протоколу вилучення, знімаються копії з документів, що вилучаються, а також з протоколу та постанови. Копії вилучених документів завіряються  печаткою загального відділу. 5.10. Видача оригіналів документів у короткострокове користування посадовим особам районної у місті ради реєструється в журналі «Видачі документів з архіву», який зберігається у загальному відділі.

РОЗДІЛ 6

Контроль за виконанням документів

6.1. Регламентом встановлюється єдиний порядок організації діловодного контролю. 6.2. Контроль за виконанням документів здійснюється згідно з Інструкцією з діловодства та Типовою інструкцією з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 30.11.2011 № 1242. 6.3. Порядок організації діловодного контролю, передбачений цим Регламентом, не стосується документів з обмеженим доступом та звернень громадян, які контролюються за іншими нормативно - правовими актами. 6.4. Відповідальність за організацію і стан контролю за виконанням документів несуть голова районної у місті ради, заступник голови районної у місті ради, заступники голови районної у місті ради з питань діяльності виконавчих органів, керуючий справами виконкому згідно з розподілом обов’язків, керівники виконавчих органів районної у місті ради. 6.5. Відповідальність за виконання документів несуть особи, зазначені у розпорядчому документі (рішенні, розпорядженні, тощо), резолюції керівника. У разі, коли документ виконується кількома працівниками, відповідальним за організацію виконання є працівник, який у резолюції зазначений першим. 6.6. У виконавчих органах районної у місті ради безпосередній контроль за виконанням документів здійснює секретар або працівник, відповідальний за діловодство, призначений наказом керівника виконавчого органу районної у місті ради. Керівники виконавчих органів районної у місті ради організовують роботу з питань виконання рішень вищих органів влади, виконавчого комітету та своєчасно інформують про хід їх виконання. Керівники виконавчих органів районної у місті ради несуть особисту відповідальність за виконання рішень та резолюцій голови районної у місті ради на одержаних документах у зазначений термін. 6.7. Контролю підлягають усі зареєстровані документи, в яких встановлено завдання та термін їх виконання: 6.7.1. В обов’язковому порядку виконуються вимоги: - Законів України; - постанов Верховної Ради України; - указів та доручень Президента України; - постанов та розпоряджень Кабінету Міністрів України; - запитів та звернень народних депутатів України; - розпоряджень, доручень голови обласної державної адміністрації та доручень його заступників; - рішень обласної ради, що стосуються повноважень місцевого самоврядування; - рішень міської ради та її виконкому; - доручень міського голови, даних на апаратних нарадах та засіданнях виконкому. - документи, які поставлені на контроль головою районної у місті ради, заступником голови районної у місті ради, заступниками голови районної у місті ради з питань діяльності виконавчих органів, керуючим справами виконкому  відповідною резолюцією. 6.7.2. Рішення виконкому. 6.7.3. Розпорядження голови районної у місті ради. 6.8.  Контроль за виконанням документів, зазначених у п. 6.7. цього Регламенту, поділяється на організаційний і діловодний. Організаційний контроль включає: - планування виконання контрольних документів; - організацію практичних заходів, направлених на виконання; - перевірку фактичного виконання; - складання довідок (інформацій) про стан виконання; - узагальнення звітів про виконання і внесення пропозицій про зняття з контролю. Діловодний (технічний) контроль включає: - реєстрацію контрольних документів; - ведення контрольної картотеки в електронному вигляді; - забезпечення виконання документів в установлені терміни; - аналіз виконавської дисципліни. 6.9.  Керівництво організаційним контролем здійснюють заступник голови районної у місті ради, заступники голови районної у місті ради з питань діяльності виконавчих органів, керуючий справами виконкому за напрямками роботи. Організацію контролю за виконанням рішень виконкому та розпоряджень забезпечує загальний відділ. На документи вищих органів влади виконавчі органи районної у місті ради розробляють заходи, готують проекти рішень або довідки про хід їх виконання не пізніше ніж протягом десяти днів з дня надходження документа або в термін, встановлений головою районної у місті ради, заступником голови районної у місті ради, заступниками голови районної у місті ради з питань діяльності виконавчих органів, керуючим справами виконкому (відповідно до розподілу обов’язків). Відповідальність за облік, зберігання і своєчасне повернення документів покладається на загальний відділ. 6.10.  Облік і контроль виконання рішень та розпоряджень у виконавчих органах районної у місті ради покладається на загальний відділ чи на спеціально призначену відповідальну особу. 6.11.  Загальний відділ проводить: - підготовку за результатами перевірок  пропозицій у встановленому порядку щодо зняття з контролю чи продовження термінів виконання рішень виконкому та розпоряджень голови районної у місті ради; - підготовку щоквартального аналізу виконання зазначених актів і надання його на розгляд голові районної у місті ради, керуючому справами виконкому. 6.12.  Керівництво діловодним контролем здійснює керуючий справами виконкому. Завідувач загального відділу з метою забезпечення виконання контрольних документів в установлені терміни здійснює щоденний моніторинг стану виконання документів, надає щопонеділка керівництву районної у місті ради, керівникам виконавчих органів районної у місті ради інформацію про невиконані документи та нагадування про документи, термін виконання яких настає на наступному тижні, а також надає переліки документів, що перебувають на розгляді і потребують виконання, готує щомісяця та один раз на квартал голові районної у місті ради та керуючому справами виконкому узагальнену інформацію  про виконання контрольних документів. 6.13.  Вхідні, вихідні, розпорядчі документи виконкому виконуються в установлені терміни: 6.13.1.  Терміни виконання можуть бути зазначені у самому документі або встановлені актами законодавства. Відлік установлених документами термінів виконання, не визначених конкретними датами (наприклад, «у 10-денний термін»), ведеться від дати отримання (прийняття) документа районною у місті радою. 6.13.2.  Термін виконання вхідних документів без зазначеного терміну виконання встановлюється резолюцією керівництва. Усі документи без визначеного терміну повинні бути виконані не пізніше як за 30 календарних днів з дня їх надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення, - невідкладно, але не пізніше 15 днів від дня їх отримання, а документи з позначкою «терміново» - протягом 7 робочих днів від дати отримання документа. 6.14.  Документ вважається виконаним лише тоді, коли поставлені в ньому питання вирішено та про це надано відповідь. Порядок зняття з контролю: - документи, отримані з вищих органів влади, знімаються з контролю  після надання виконавцем відповідної інформації; - документи, які поставлені на контроль резолюцією керівника, після надання відповідної інформації виконавцем знімаються з контролю тільки керівником, який поставив документ на контроль; - для зняття з контролю рішень виконкому або розпоряджень голови районної умісті ради відповідний виконавчий орган районної у місті ради готує лист з пропозицією про зняття з контролю чи продовження терміну контролю і передає його для розгляду заступнику голови районної у місті ради, заступникам голови районної у місті ради з питань діяльності виконавчих органів,  керуючому справами виконкому (відповідно до розподілу обов’язків). Рішення виконкому знімаються з контролю рішеннями виконкому, розпорядження голови районної у місті ради – розпорядженнями.

РОЗДІЛ 7

Організація роботи зі зверненнями громадян

         7.1. Організація особистого прийому та розгляд звернень громадян у районній у місті раді здійснюється відповідно до Закону України від                  2 жовтня 1996 року № 393/96-ВР «Про звернення громадян», постанов Кабінету Міністрів України від 14.04.1997 № 348 «Про затвердження Інструкції з діловодства зі зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднання громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форми власності, в засобах масової інформації», від 24.09.2008 № 858 «Про затвердження Класифікатора звернень громадян». 7.2. Звернення громадян подаються у вигляді пропозицій (зауважень), заяв (клопотань) і скарг. Громадяни мають право звертатися як в усній, так і в письмовій формі. 7.3. Прийняття та опрацювання звернень громадян проводиться безпосередньо працівником загального відділу, відповідальним за роботу зі зверненнями громадян, відповідно до вимог чинного законодавства. У виконавчих органах районної у місті ради ця робота за наказом керівника покладається на спеціально призначену особу. 7.4. Забезпечення роботи з розгляду звернень громадян здійснює голова районної у місті ради. Організація роботи зі зверненнями громадян покладається на керуючого справами виконкому. Ведення діловодства з питань письмових та усних звернень громадян, організацію особистого прийому у районній у місті раді виконує загальний відділ. Відповідальність за вирішення питань у заявах, скаргах, пропозиціях громадян покладається на керівників районної у місті ради та виконавчих органів районної у місті ради (виконавців). 7.5. Особистий прийом громадян головою районної у місті ради, заступником голови районної у місті ради, заступниками голови районної у місті ради з питань діяльності виконавчих органів, керуючим справами виконкому здійснюється на підставі розпорядження та згідно затвердженого графіку. Прийом керівниками виконавчих органів районної у місті ради проводиться за графіком структурного підрозділу. На особистому прийомі, який веде голова районної у місті ради, присутні керівники виконавчих органів районної у місті ради та інші особи, які визначаються головою районної у місті ради. За окремим графіком ведеться виїзний прийом громадян за місцем мешкання. Попередня співбесіда з громадянами та запис на прийом до голови районної у місті ради здійснюється працівником загального відділу. 7.6. Діловодство з питань звернень громадян здійснюється окремо від загального діловодства. Письмові звернення громадян реєструються працівником загального відділу у день надходження і в цей день надаються на розгляд голові районної у місті ради. Відповідно до резолюції голови районної у місті ради, а у разі його відсутності - особи, яка виконує його обов’язки, скарги, заяви, пропозиції направляються виконавцям. 7.7. Згідно з нормативними актами звернення громадян розглядаються і вирішуються у встановлені терміни:
  • не більше одного місяця (30 днів) від дня їх надходження;
  • не пізніше 15 днів від дня отримання звернення, які не потребують додаткового вивчення.
Терміни розгляду звернень громадян можуть бути встановлені у дорученнях вищих органів влади, резолюціях керівників, а документи з позначкою «терміново» - розглядаються протягом 7 робочих днів від дати підписання документа. Якщо в місячний термін вирішити порушені у зверненні питання неможливо, головою районної у місті ради встановлюється необхідний термін для його розгляду, про що повідомляється особі, яка подала звернення. При цьому загальний термін вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати сорока п’яти днів. 7.8. На прохання заявника йому повідомляється реєстраційний номер та дата реєстрації звернення. У зверненні має бути зазначено:
  • прізвище, ім’я, по-батькові, місце проживання громадянина;
  • суть порушеного питання (заява, скарга, інформаційний запит);
  • підпис заявника із зазначенням дати.
Письмове звернення без зазначення місця проживання, не підписане автором, а також таке, авторство якого неможливо встановити, вважається анонімним. Якщо питання, порушені у зверненні, одержаному районною у місті радою, не належать до її компетенції, то звернення в термін, що не перевищує п’яти днів з дня одержання районною у місті радою, пересилається за належністю відповідному органу чи посадовій особі, про що повідомляється особі, яка подала звернення. 7.9. Забороняється направляти звернення громадян тим органам або посадовим особам, дії чи рішення яких оскаржуються. Забороняється відмова в прийнятті та розгляді звернення з посиланням на політичні погляди, партійну належність, стать, вік, віросповідання, національність громадянина, незнання мови звернення. Рішення про відмову в задоволенні вимог, викладених у зверненні, доводиться до відома громадянина в письмовій формі з посиланням на Закон України «Про звернення громадян» і викладенням мотивів відмови та роз’ясненням порядку оскарження прийнятого рішення. 7.10. Повторні звернення громадян розглядаються комісійно, для з’ясування причин, що їх породжують, із залученням виконавців та заявників. 7.11. Ознайомлення осіб із зверненнями громадян, які їх безпосередньо не стосуються, а також розголошення відомостей із звернень громадян стороннім особам не дозволяється. 7.12. Контроль за виконанням доручень, даних під час особистого прийому та при розгляді письмових звернень громадян, здійснюється заступником голови районної у місті ради, заступниками голови районної у місті ради з питань діяльності виконавчих органів, керуючим справами виконкому разом з працівником загального відділу та керівниками виконавчих органів районної у місті ради, які одержали їх для розгляду. У виконавчих органах районної у місті ради безпосередній контроль за виконанням доручень здійснює керівник виконавчого органу, секретар або працівник, відповідальний за діловодство зі зверненнями громадян, призначений наказом керівника виконавчого органу. 7.13. Загальний відділ аналізує стан роботи з письмовими та усними зверненнями громадян з метою їх систематизації та обліку. Підсумки аналізу з цього питання висвітлюються на апаратних нарадах при голові районної у місті ради.

РОЗДІЛ 8

Організація роботи з кадрами

У роботі з кадрами районна у місті рада керується Конституцією України, Кодексом Законів про працю України, Законами України «Про місцеве самоврядування в Україні», «Про службу в органах місцевого самоврядування», законодавством про працю, іншими законами України, постановами Верховної Ради України, указами та розпорядженнями Президента України, постановами та розпорядженнями Кабінету Міністрів України, актами місцевих органів влади, а також цим Регламентом. У районній у місті раді роботу з кадрами здійснює працівник загального відділу, на якого покладено виконання цих обов’язків. У самостійних виконавчих органах районної у місті ради на працівника, призначеного керівником відповідного органу. Проекти розпоряджень голови районної у місті ради з кадрових питань візуються: - керуючим справами виконкому; - заступником голови районної у місті ради; - заступником голови районної у місті ради з питань діяльності виконавчих органів за напрямком діяльності; - завідувачем відділу бухгалтерського обліку та звітності апарату районної у місті ради та її виконкому; - завідувачем загального відділу; - завідувачем юридичного відділу апарату районної у місті ради та її виконкому. 8.1. Для організації роботи з кадрами призначений працівник загального відділу спільно із виконавчими органами районної у місті ради розробляє річні та квартальні плани роботи з кадрами, заходи щодо їх відбору, стажування, підготовки, перепідготовки і підвищення кваліфікації працівників. 8.2. Прийняття на службу в органи місцевого самоврядування - до виконавчих органів районної у місті ради здійснюється шляхом конкурсного відбору або за іншою процедурою, передбаченою законодавством. Для проведення відбору кандидатів на заміщення вакантних посад утворюється конкурсна комісія у складі голови, секретаря та членів комісії. Призначення здійснюється після проведення спеціальної перевірки, відповідно до Закону України «Про запобігання корупції» та указу Президента  України від  25.01.2012 № 33/2012 «Про порядок організації проведення спеціальної перевірки відомостей щодо осіб, які претендують на зайняття посад, пов’язаних із виконанням функцій держави або місцевого самоврядування», зі змінами та доповненнями. Прийняття працівників на роботу на посади, не віднесені до категорій посадових осіб, та звільнення їх з роботи, здійснюється відповідно до законодавства про працю. 8.3. Особи, які вперше зараховуються в органи місцевого самоврядування, приймають Присягу посадової особи місцевого самоврядування і підписують її текст, про що робиться запис у трудовій книжці, а також підписують текст попередження про обмеження, пов’язані з прийняттям на службу в органи місцевого самоврядування та проходженням служби, встановлені Законами України «Про службу в органах місцевого самоврядування» та «Про запобігання корупції». 8.4. Для прийняття на посади і просування по службі посадових осіб місцевого самоврядування районної у місті ради, у виконавчих органах районної у місті ради створюється кадровий резерв, який підлягає перегляду та затвердженню, щорічно до 1 грудня. Список кадрового резерву готує керівник відповідного виконавчого органу районної у місті ради і затверджує його у заступника голови районної у місті ради, заступника голови з питань діяльності виконавчих органів, керуючого справами виконкому за напрямком діяльності. Узагальнені списки кадрового резерву затверджується розпорядженням голови районної у місті ради. З працівниками, зарахованими до кадрового резерву, проводиться робота, спрямована на підвищення їх ділової кваліфікації, необхідної для роботи на відповідних посадах. 8.5. Керівництвом районної у місті ради, керівниками виконавчих органів районної у місті ради вивчаються ділові якості осіб, які претендують на посади осіб місцевого самоврядування. З метою набуття практичного досвіду, перевірки професійного рівня і ділових якостей осіб, які претендують па посади осіб місцевого самоврядування, або на зайняття більш високих посад, може проводитися в установленому порядку їх стажування на відповідних посадах у виконавчих органах районної у місті ради. Переважне право на просування по службі мають особи, які зараховані до кадрового резерву, досягли найкращих результатів у роботі, виявляють ділову ініціативу, постійно підвищують свій професійний рівень. Без конкурсного відбору за рішенням керівника, можуть бути переведені на більш високі посади посадові особи, які зараховані до кадрового резерву чи пройшли стажування, а також в інших випадках, передбачених законодавством. 8.6. Районна у місті рада створює умови для навчання та підвищення кваліфікації посадових осіб місцевого самоврядування і осіб, зарахованих до кадрового резерву, у Дніпропетровському регіональному інституті державного управління Національної академії державного управління при Президентові України, у навчальних закладах, центрах підвищення кваліфікації, на семінарах та шляхом самоосвіти. Організацію та координацію процесу перепідготовки та підвищення кваліфікації персоналу здійснює загальний відділ згідно із заявками та пропозиціями, які надаються виконавчими органами районної у місті ради. Працівники проходять стажування, навчання та підвищення кваліфікації за напрямком, відповідно графіка. 8.7. Відповідальність за проведення кадрової роботи, вирішення питань щодо служби в органах місцевого самоврядування, підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації і нагород покладається на голову районної у місті ради, керуючого справами виконкому, керівників відділів та служб виконавчих органів районної у місті ради. Призначення та звільнення з посад здійснюється у відповідності з чинним законодавством. -    заступник голови районної у місті ради обирається на сесії районної у місті ради зі складу депутатів районної  у місті ради (шляхом таємного голосування), за пропозицією голови районної у місті ради; -    призначення та звільнення з посад заступників голови районної у місті ради з питань діяльності виконавчих органів та керуючого справами виконкому здійснюється відповідно до чинного законодавства;
  • призначення та звільнення з посад посадових осіб не самостійних виконавчих органів районної у місті ради та керівників самостійних відділів, управлінь та служб районної у місті ради здійснюється розпорядженням голови районної у місті ради.
Кандидати на зайняття посад осіб місцевого самоврядування у виконавчих органах районної у місті ради проходять співбесіди із заступником голови районної у місті ради, заступником голови районної у місті ради з питань діяльності виконавчих органів, за напрямком діяльності, керуючим справами виконкому, який згідно з розподілом повноважень відповідає за роботу з кадрами. Керівники самостійних виконавчих органів районної у місті ради, які мають статус юридичної особи та самостійно ведуть кадрове діловодство, здійснюють призначення та звільнення своїх заступників і працівників шляхом видання наказів. Кандидатури погоджуються із заступником голови за напрямком діяльності та керуючим справами виконкому. 8.8. На кожного працівника, прийнятого на роботу, формується особова справа. На осіб, що претендують на зайняття посад керівників відділів, управлінь та служб виконавчих органів районної у місті ради, спеціалістів, подаються: -   особова картка (форма П-2ДС) з відповідними додатками; -   копії паспорта та військового квитка; -   копія довідки про наявність ідентифікаційного номера; -   копії документів про освіту, науковий ступінь, вчене звання, підвищення кваліфікації; -   медична довідка про стан здоров’я за формою, встановленою МОЗ; -   декларація про майно, доходи, витрати та зобов’язання  фінансового характеру; -   підписані претендентом попередження про встановлені законодавством обмеження, пов’язані з прийняттям на службу в органах місцевого самоврядування та її проходженням; -   довідка про наявність встановленої форми допуску до державної таємниці (для відповідних осіб, у разі потреби); -   автобіографія; - направлення на роботу (для магістрів державного управління і випускників вищих навчальних закладів, які навчалися за кошти державного бюджету); -   заява про участь у конкурсі; -   заява для проходження стажування на відповідній посаді, індивідуальний план стажування та доповідна записка про стажування з висновками керівника виконавчого органу (у разі потреби); -   заява щодо призначення на відповідну посаду; -   письмова згода на проведення спеціальної перевірки; -   письмова згода на збір та обробку персональних даних; -   повідомлення про права, визначені законодавством у сфері захисту персональних даних; -   довідка про результати спеціальної перевірки. Після призначення працівника на посаду до особової справи додаються: -   розпорядження про призначення на посаду; -   текст Присяги, скріплений підписом  працівника (для осіб, уперше прийнятих в органи місцевого самоврядування); -   копії документів про надані пільги; -   протокол конкурсної комісії (для осіб, які призначаються на  конкурсній основі). Розпорядження голови районної у місті ради про призначення, переведення та звільнення з посад працівників виконавчих органів районної у місті ради доводиться до відома керівників виконавчих органів районної у місті ради. 8.9. Щорічні, додаткові та інші відпустки, передбачені законодавством працівникам виконавчих органів районної у місті ради, апарату районної у місті ради та її виконкому надаються у встановленому порядку, згідно з графіками відпусток та відповідно до чинного законодавства. 8.9.1. Не пізніше 5 січня поточного року складаються графіки відпусток заступника голови районної у місті ради, заступників голови районної у місті ради з питань діяльності виконавчих органів, керуючого справами виконкому, керівників та працівників виконавчих органів районної у місті ради, апарату районної у місті ради та її виконкому, за погодженням з профспілковим комітетом, які затверджуються розпорядженням голови районної у місті ради та доводяться до відома всіх працівників. Графіки відпусток у самостійних виконавчих органах районної у місті ради затверджуються керівником відповідного виконавчого органу. 8.9.2. Відпустка надається на підставі заяви, як правило за                          10 календарних днів до початку відпустки. Заява, яка узгоджена із заступником голови районної у місті ради, заступниками голови з питань діяльності виконавчих органів, за напрямком діяльності, керуючим справами виконкому, керівниками відділів, управлінь та служб районної у місті ради, подається на ім’я голови районної у місті ради. 8.9.3. Відпустки заступнику голови районної у місті ради, заступникам голови районної у місті ради з питань діяльності виконавчих органів, керуючому справами виконкому надаються за розпорядженням голови районної у місті ради. Виконання обов’язків голови районної у місті ради, заступника голови районної у місті ради, заступників голови районної у місті ради з питань діяльності виконавчих органів, керуючого справами виконкому на час їх відсутності, визначається розподілом функціональних повноважень. 8.9.4. Відпустки керівникам відділів та іншим працівникам апарату районної у місті ради та її виконкому, керівникам самостійних виконавчих органів надаються за розпорядженням голови районної у місті ради. 8.9.5. Проекти розпоряджень голови районної у місті ради про надання відпусток готуються загальним відділом і обов’язково візуються керуючим справами виконкому, заступником голови районної у місті ради, заступником голови районної у місті ради з питань діяльності виконавчих органів за напрямком діяльності, завідувачем відділу бухгалтерського обліку та звітності апарату районної у місті ради та її виконкому, завідувачем загального відділу, завідувачем юридичного відділу апарату районної у місті ради та її виконкому. Керівники самостійних відділів, управлінь та служб виконавчих органів районної у місті ради на підставі заяви про відпустку, погодженої з головою районної у місті ради, видають відповідно накази про свої відпустки. 8.9.6. Контроль за дотриманням графіка відпусток, облік використання відпусток та оформленням розпоряджень, пов’язаних з відпустками, здійснює працівник, відповідальний за кадрову роботу. 8.10. Відрядження працівників виконавчих органів районної у місті ради здійснюється відповідно до планів роботи, доручень керівництва та за службовою необхідністю. 8.10.1. Виїзд у відрядження як у межах області, так і за її межі працівників апарату районної у місті ради, виконавчих органів районної у місті ради здійснюється за розпорядженням голови районної у місті ради. 8.10.2. Відповідальний за роботу з кадрами готує проект розпорядження голови районної у місті ради про відрядження та подає його до загального відділу для реєстрації, де згідно з ним видається посвідчення про відрядження. Посвідчення про відрядження, як у межах, так і за межі області підписує голова районної у місті ради або його заступник. У разі необхідності у розпорядженні голови районної у місті ради про відрядження визначається особа, на яку покладається виконання службових обов'язків. 8.10.3. Керівники самостійних виконавчих органів районної у місті ради приймають накази про свої відрядження та відрядження працівників самостійних виконавчих органів районної у місті ради, за узгодженням з головою районної у місті ради. 8.10.4. Звіти про відрядження працівників апарату районної у місті ради та її виконавчого комітету, виконавчих органів районної у місті ради затверджуються керівниками виконавчих органів районної у місті ради не пізніше трьох робочих днів з дня прибуття.   Звіти про відрядження працівників самостійних виконавчих органів районної у місті ради затверджують керівники цих виконавчих органів. Звіти надаються не пізніше трьох робочих днів з дня прибуття.

РОЗДІЛ 9

Підготовка та проведення протокольних заходів

         9.1. Підготовка нагородження Грамотою Самарської районної у місті Дніпропетровську ради та Подякою голови районної у місті ради здійснюється організаційним відділом апарату районної у місті ради та її виконкому. 9.2. Подання про відзначення Грамотою Самарської районної у місті Дніпропетровську ради та Подякою голови районної у місті ради вноситься на ім'я голови районної у місті ради. До подання додаються відомості про конкретні виробничі, наукові та інші досягнення трудових колективів підприємств, установ, організацій та окремих осіб за досягнення у праці та вагомий внесок в економічну, науково-технічну, соціально-культурну, військову, громадську та інші сфери життєдіяльності району у місті, розвиток місцевого самоврядування. 9.3. Подякою голови районної у місті ради нагороджуються колективи та кращі працівники району у місті на відзнаку видатних заслуг у вирішенні питань соціально-економічного та культурного розвитку району, благодійну та громадську діяльність, з нагоди ювілеїв підприємств, організацій, установ та окремих громадян, пам'ятних дат історичних подій і утворення підприємств та державних і професійних свят. 9.4. Вітальний лист вручається колективам підприємств, окремим громадянам за видатні заслуги перед районом у місті у соціально-економічній та культурній сферах виключно з нагоди державних та професійних свят, ювілеїв та пам'ятних дат історичних подій, підприємств, ювілеїв окремих громадян. Згідно з Указами Президента України від 02.12.1995 № 1116-95 «Про впорядкування відзначення пам’ятних дат і ювілеїв» та від 17.12.1999 № 1583-99 «Про додаткові заходи щодо впорядкування відзначення пам’ятних дат і ювілеїв» пам’ятні дати історичних подій, ювілеї підприємств вперше відзначаються в 50-ту річницю, ювілеї видатних людей - у день 50- річчя від дня народження. Наступні відзначення пам’ятних дат історичних подій, ювілеїв підприємств проводяться не раніше як через 25 років, ювілеїв видатних людей - 10 років. 9.5. На кандидатури, представлених до нагород, складається характеристика із зазначенням конкретних заслуг перед районом у місті та надається разом із клопотанням за місяць до святкової дати. 9.6. Проекти розпоряджень голови районної у місті ради про нагородження Грамотою Самарської районної у місті Дніпропетровську ради та Подякою голови районної у місті ради готуються організаційним відділом апарату районної у місті ради та її виконкому у встановленому порядку. 9.7. Вручення Грамоти Самарської районної у місті Дніпропетровську ради, Подяки голови районної у місті ради та Вітального листа проводиться під час урочистостей, як правило, головою районної у місті ради. За дорученням голови районної у місті ради вручення можуть здійснювати заступник голови районної у місті ради, заступники голови районної у місті ради з питань діяльності виконавчих органів, керуючий справами виконкому. 9.8. Порушення клопотань про відзначення працівників та підготовку необхідних документів до вищих органів влади, готує загальний відділ та веде відповідний облік.

РОЗДІЛ 10

Порядок підготовки та проведення нарад

           10.1. Голова районної у місті ради, заступник голови районної у місті ради, заступники голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючий справами виконкому та керівники виконавчих органів районної у місті ради з метою оперативного розгляду та вирішення питань, що належать до повноважень районної у місті ради, проводять наради, відповідно до плану роботи виконкому. 10.2. Залежно від строків проведення та складу запрошених, наради поділяються на:
  • планові або чергові (проводяться згідно з планами роботи);
  • невідкладні, позачергові або термінові (проводяться поза планом роботи та в особливих випадках, пов’язаних із суспільно-політичною ситуацією у районі у місті, запобіганням аваріям, катастрофам, стихійному лиху чи ліквідацією їх наслідків).
Планові або чергові апаратні наради проводяться згідно із планом роботи виконкому на квартал. Порядок денний планових апаратних парад складається загальним відділом за пропозиціями виконавчих органів районної у місті ради та дорученням керуючого справами виконкому. Порядок денний апаратної наради підписується головою районної у місті ради. 10.3. Апаратні наради проводяться щовівторка о 10.00. В окремих випадках день та час наради може бути змінено. Підготовка матеріалів здійснюється загальним відділом відповідно до Інструкції щодо підготовки та проведення апаратних нарад у виконавчому комітеті районної у місті раді. Керуючий справами виконкому затверджує перспективний план апаратних нарад на рік, складений загальним відділом за пропозиціями виконавчих органів районної у місті ради. План апаратної наради розробляє, погоджує та розсилає загальний відділ. План апаратної наради складається з питань, які розглядаються постійно на кожній нараді (про оперативний стан з правопорушень, про соціально-політичні події в районі у місті та інше), а також запланованих актуальних питань діяльності виконавчих органів районної у місті ради, районних служб. Після проведення апаратної наради загальним відділом узагальнюються та надсилаються виконавцям доручення, дані головою районної у місті ради. Контроль за виконанням доручень, даних головою на апаратних нарадах здійснює загальний відділ. Виконання доручень, наданих на інших нарадах контролюються організаторами нарад. 10.4. Порядок денний планових нарад формується згідно з квартальним планом роботи виконкому, а невідкладних, позачергових або термінових нарад - розповсюджується під час проведення паради. За пропозиціями учасників наради, до порядку денного можуть вноситися зміни. Регламент розгляду питань на нараді визначається головуючим, за погодженням з учасниками наради. Доповідачам для виступу на нарадах надається 5-7 хвилин. Запрошені на нараду можуть брати участь в обговоренні питань, вносити пропозиції та надавати пояснення. Обговорення питання припиняється за рішенням головуючого. Рішення, прийняті на нарадах, оформлюються протоколами виконавчих органів районної у місті ради, що відповідають за проведення нарад. Протокол наради підписується головуючим. 10.5. Наради, які організовують керівники виконавчих органів районної у місті ради, попередньо погоджуються з керуючим справами виконкому: Пропозиції про дату, час, місце проведення, порядок денний наради, узгоджені з керуючим справами виконкому, надаються до організаційного відділу апарату районної у місті ради та її виконкому для складання щотижневого календарного плану. 10.6. Для планових (запланованих) нарад при голові районної у місті ради надаються порядок денний та матеріали (інформації, довідки, за 2 доби до проведення наради). 10.7. Перелік запрошених осіб складається підрозділом, який готує нараду. Список запрошених осіб узгоджується з керівником районної у місті ради за напрямком діяльності. Запрошення на нараду забезпечується за 2 доби до початку особами, які готують нараду. Запрошення на наради проводяться за телефонограмами. Телефонограми підписуються головою районної у місті ради чи його заступником, що проводить нараду та фіксуються в книзі вихідних телефонограм у приймальні голови районної у місті ради. 10.8. Питання, стосовно присутності на нарадах представників засобів масової інформації та проведення на них кіно-, відео-, фотозйомок, а також звукозапису, вирішується головуючим на нараді. Надання засобам масової інформації офіційних матеріалів, стосовно підсумків нарад, забезпечує відділ внутрішньої політики районної у місті ради. 10.9. Для впорядкування приміщень для проведення нарад, відомості про їх проведення надаються до секретаря голови районної у місті ради не менш, ніж за 1 добу. Організатори проведення наради забезпечують готовність приміщення для проведення наради та забезпечують порядок у приміщенні після наради. 10.10. Засідання, конференції, семінари та інші заходи проводяться згідно з планом роботи на квартал і основними заходами на місяць за вимогами, як і для проведення нарад. Засідання комісій, рад, штабів, робочих груп проводяться згідно з планами їх роботи. Підготовка, проведення й документальне оформлення їх засідань визначається відповідним положенням.

РОЗДІЛ 11

Організація використання робочого часу, режим роботи виконкому

         11.1. Виконавчі органи районної у місті ради працюють, починаючи з 9.00 години до 18.00 години (у п'ятницю з 9.00 до 16.45), обідня перерва з 13.00 до 13.45. Прийом відвідувачів у виконавчих органах районної у місті ради здійснюється за окремим графіком. 11.2. Про своє перебування на роботі усі працівники районної у місті ради та її виконкому (крім самостійних), роблять щоденно розпис у Журналі виходу на роботу. 11.3. Перебування у робочий час із службових питань за межами районної у місті ради працівники погоджують зі своїм безпосереднім керівником і відмічають термін відсутності у робочий час в приймальні голови районної у місті ради у Журналі місцевих відряджень. Виїзди керівників виконавчих органів районної у місті ради за межі міста обов'язково здійснюються за погодженням з головою районної у місті ради. 11.4. З метою оперативного оповіщення у неробочий час посадових осіб виконавчих органів районної у місті ради, загальний відділ веде облік номерів телефонів. Посадові особи зобов'язані своєчасно повідомляти загальний відділ про зміну номера телефону. 11.5. Табельний облік робочого часу працівників районної у місті ради (крім самостійних виконавчих органів районної у місті ради) за розпорядженням голови районної у місті ради веде секретар голови районної у місті ради. Табель обліку робочого часу узгоджує керуючий справами виконкому. Керівники виконавчих органів районної у місті ради (крім самостійних виконавчих органів районної у місті ради) щоденно надають відомості секретарю голови районної у місті ради про відсутність на роботі своїх працівників. 11.6. Табель обліку робочого часу працівників виконавчих органів районної у місті ради (крім самостійних виконавчих органів районної у місті ради) надається до відділу бухгалтерського обліку та звітності апарату районної у місті ради та її виконкому 25 числа кожного місяця. У разі хвороби, наданні термінової відпустки та інших фактів відсутності працівників на роботі після 25 числа місяця - виправлення в табелі обліку робочого часу оформлюються на підставі службової записки відповідального за ведення табелю. 11.7. Інші положення використання робочого часу та режиму роботи обумовлено Правилами внутрішнього трудового розпорядку (затвердженими розпорядженням голови районної у місті ради). РОЗДІЛ 12 Організація чергувань та матеріальне забезпечення виконкому 12.1.Чергування у вихідні та святкові дні у районній у місті раді здійснюється цілодобово. Відповідальними черговими призначаються заступник голови районної у місті ради, заступники голови районної у місті ради з питань діяльності виконавчих органів, керуючий справами виконкому, керівники виконавчих органів районної у місті ради. Графік затверджується головою районної у місті ради. Складання графіків чергувань у районній у місті раді здійснює загальний відділ. 12.1.1. Чергування у приміщенні районної у місті ради у неробочий час здійснюють працівники служби «005». 12.1.2. Чергування у робочий денний час здійснюється відповідальним черговим районної у місті ради. 12.2. У вихідні та святкові дні вхід стороннім особам в адміністративну будівлю районної у місті ради дозволяється на підставі службової записки, узгодженої з керуючим справами виконкому. 12.3. Працівники служби «005» здійснюють чергування відповідно до Положення про службу «005», беруть під відповідальну охорону приміщення районної у місті ради та майно на прилеглій території. 12.4. Виносити майно з приміщення районної у місті ради, переміщати його з одного кабінету до іншого можливо лише з дозволу матеріально-відповідальної особи. Працівники несуть відповідальність за збереження й правильність використання закріпленого за ним майна. При звільненні з роботи - здають його матеріально-відповідальній особі, про що складається акт передачі. 12.5. Матеріально-технічне забезпечення діяльності районної у місті ради здійснює загальний відділ. Керуючий справами виконкому                                                 О.М. Жушман